In der schnelllebigen Welt der Innenarchitektur und Möbelherstellung ist Zeit ein entscheidender Faktor. Vector Mais – ein in Lissabon ansässiges Design- und Bauunternehmen – hat dies aus erster Hand erfahren. Das Unternehmen, das für die Umsetzung hochkarätiger Projekte und seine Qualitätsstandards bekannt ist, erkannte, wie wichtig die Modernisierung seiner internen Prozesse ist, um eine hohe Effizienz und Kundenzufriedenheit aufrechtzuerhalten.
Vector Mais hat seinen Workflow durch die Integration von pCon.planner PRO und pCon.basket PRO transformiert – und damit schnellere, präzisere Prozesse und bessere Ergebnisse erzielt.
Unternehmen im Fokus: Maßstäbe setzen
Vector Mais wurde 1999 gegründet und ist ein führendes Design- und Bauunternehmen, das sich auf schlüsselfertige Innenausstattungen für Büros, Hotels, Einzelhandel und Gesundheitswesen spezialisiert hat. Das Unternehmen mit Sitz in Lissabon ist bekannt für seine außergewöhnliche Handwerkskunst und Innovationskraft. Zu den herausragenden Projekten gehören:
Miranda – Elegante Büros in Alcântara, die natürliche Materialien, Kunst und einen inspirierenden Blick auf den Tejo miteinander verbinden.
NAOS – Nachhaltiger Arbeitsbereich mit organischen Formen und umweltbewussten Materialien wie Kork und Burel-Stoff.
Vector Mais erfüllt außerdem strenge Betriebsstandards: Das Unternehmen ist nach ISO 9001:2015 zertifiziert, was sein Engagement für kontinuierliche Verbesserung, Kundenzufriedenheit und Gesamtleistung unterstreicht.
In mehr als zwei Jahrzehnten als Branchenführer hat sich Vector Mais als zuverlässiger Partner bewährt – vom ersten Konzept über den Bau bis hin zur Einrichtung – und funktionale und wunderschön gestaltete Räume geschaffen, die sich auf dem Markt hervorheben.
Die Herausforderungen eines nicht mehr zeitgemäßen Workflows
Der frühere Workflow von Vector Mais basierte auf nicht miteinander verbundenen Tools und manuellen Arbeitsschritten. AutoCAD wurde für die Raumplanung verwendet, Excel für die Angebotserstellung, und jedes Projekt/jeder Auftrag musste manuell in das ERP-System Primavera eingegeben werden. Dieser Ansatz brachte eine Reihe von Herausforderungen mit sich:
Doppelte Dateneingabe: Designer zeichneten Pläne in AutoCAD, listeten jedes Möbelstück für Angebote erneut in Excel auf und erneut in Primavera für Bestellungen. Dies verschwendete Zeit und führte zu Fehlern.
Verzögerte Angebote und verspätete Auftragserfassung: Die Erstellung eines einzigen Angebots erforderte oft mehrere Stunden manueller Bearbeitung. Selbst nach der Genehmigung mussten die Artikel erneut in Primavera eingegeben werden, was zu Verzögerungen bei der Bearbeitung und Auftragserfassung führte.
Fehleranfälliger Prozess: Das Kopieren von Codes und Preisen zwischen verschiedenen Tools führte häufig zu Inkonsistenzen. Tippfehler oder veraltete Preise konnten übersehen werden und sich auf Bestellungen auswirken.
Belastung für Team und Kunden: Die Designer verbrachten zu viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben statt mit kreativer Gestaltung. Kunden mussten manchmal tagelang auf überarbeitete Angebote oder Bestätigungen warten.
Diese Herausforderungen machten deutlich, dass der Status quo nicht mehr tragbar war. Vector Mais brauchte eine Möglichkeit, Design, Angebotserstellung und Bestellung in einem reibungslosen, automatisierten und effizienten Ablauf zu verbinden.
„Bevor wir diese Tools einsetzten, war die Erstellung von Angeboten ziemlich mühsam“, sagt Inês Seabra, Innenarchitektin bei Vector Mais. „Ich habe Stunden damit verbracht, Artikelnummern in Primavera einzugeben und alles wiederholt zu überprüfen. Das hat wirklich viel Zeit gekostet, die mir dann für den kreativen Teil meiner Arbeit fehlte.“
Ein moderner Workflow mit pCon
Vector Mais hat sich für einen vernetzten digitalen Workflow entschieden, der Design-, Angebots- und ERP-Systeme nahtlos miteinander verbindet.
Um ihren Workflow zu optimieren, haben sie pCon.planner PRO für das Design und pCon.basket PRO für die Angebotserstellung implementiert. Letzteres wurde entscheidend in Primavera ERP integriert, wodurch Silos zwischen Design, Vertrieb und Auftragsabwicklung beseitigt wurden:
pCon.planner PRO ersetzt AutoCAD: Eine professionelle 3D-Raumplanungsanwendung, die speziell für die Innenarchitektur entwickelt wurde. Anstatt generische 2D-CAD-Formen zu zeichnen, platziert Vector Mais nun tatsächliche 3D-Möbelmodelle mit Produktcodes, Optionen und Preisen – und generiert so direkt aus dem Entwurf eine strukturierte Artikelliste.
pCon.basket PRO ersetzt Excel für Angebote: Designer senden Artikellisten direkt aus pCon.planner an pCon.basket PRO, wo sie Produkte weiter konfigurieren, Rabatte anwenden, das Layout des Angebots steuern und Margen einfach berechnen können. Die Angebote sind professionell, optisch ansprechend und sofort editierbar.
Integration mit Primavera ERP: Das bestätigte Angebot wird mit einem Klick direkt in das ERP-System übertragen. Die manuelle Dateneingabe entfällt, was Genauigkeit und Geschwindigkeit gewährleistet.
Kurz gesagt: Vector Mais hat den Übergang von einem manuellen, fragmentierten Prozess zu einem einheitlichen digitalen Workflow vollzogen. Design- und Vertriebsteams arbeiten nun mit denselben Daten, und Informationen werden nahtlos von einem Schritt zum nächsten weitergegeben.
Der Ergebnis: Die Vorteile der ERP-Integration im Möbeldesign
Die Auswirkungen dieser Integration im Möbeldesign sind tiefgreifend:
- Effizienz und Genauigkeit: Was früher Tage dauerte, ist heute oft innerhalb eines einzigen Tages erledigt. Die automatisierte Auftragserfassung beschleunigt den Prozess und eliminiert Fehler nahezu vollständig.
- Finanzielle Auswirkungen: Durch den Wegfall manueller Prozesse werden Arbeitskosten gesenkt und Umsatzverluste aufgrund von Fehlern minimiert. Selbst bei konservativer Schätzung bedeutet eine Zeitersparnis von 5 Stunden pro Projektüberarbeitung bei 50 € pro Stunde eine Einsparung von 250 € pro Überarbeitung, wobei die vermiedenen Nacharbeiten und die Kosten für Fehler noch nicht einmal berücksichtigt sind.
- Kundenerlebnis: Angebote sind schneller, klarer und attraktiver. Vertriebsteams können Kunden 3D-Entwürfe, Renderings und AR-Erlebnisse zeigen und sofort aktualisierte Angebote unterbreiten – ein wichtiger Wettbewerbsvorteil.
- Stärkung des Teams: Designer und Vertriebsmitarbeiter sind engagierter und motivierter. Da sie von sich wiederholenden Aufgaben befreit sind, können sie sich auf Kreativität und Zusammenarbeit konzentrieren.
„Jetzt ist unser Arbeitsablauf nahtlos“, sagt Ana Teixeira, Innenarchitektin und Möbeldesignerin bei Vector Mais. „Ich kann einem Kunden ein Angebot schicken und habe den Auftrag noch am selben Tag in unserem ERP-System. Wir haben Fehler praktisch eliminiert und unzählige Stunden eingespart – Zeit, die wir nun dafür nutzen, bessere Lösungen für unsere Kunden zu entwickeln.“
Fazit: Inspiration für eine Modernisierungsreise
Die Geschichte von Vector Mais zeigt den konkreten Wert der Automatisierung von Innenarchitekturprozessen. Durch die Einführung von pCon-Tools und deren Anbindung an ihr ERP-System haben sie ihren Arbeitsablauf optimiert und messbare Ergebnisse erzielt.
Für Designer, Architekten und Hersteller ist die Erkenntnis klar: Ein modernisierter Design-to-Sales-Prozess sorgt für schnellere Durchlaufzeiten, weniger Fehler und stärkere Kundenbeziehungen. Digitale Tools geben Teams die Freiheit, sich auf Kreativität zu konzentrieren und einen höheren Mehrwert zu schaffen.
Dieser skalierbare Ansatz eröffnet Unternehmen jeder Größe die Möglichkeit, ihre Abläufe zu optimieren und sich auf Wachstum vorzubereiten. Die gleichen Prinzipien lassen sich auf verschiedene Märkte anwenden und sichern so die langfristige Wettbewerbsfähigkeit in einer sich wandelnden Designlandschaft.
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